การประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูล คือ

การนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ ที่เรียกว่า "สารสนเทศ "

วิธีการประมวลผล จำแนกได้ 3 วิธี

1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เช่น ใช้ลูกคิด , เครื่องคิดเลข การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณข้อมูลไม่มากนัก และการคำนวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน

2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักร (Mechanical Data Processing) เช่น เครื่องทำบัญชีด้วยบัตรเจาะรู การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดกลาง ที่มีข้อมูปริมาณปานกลาง และต้องการความเร็วในการทำงานปานกลาง

3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing) ซึ่งหมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์ คือ งานที่มีปริมาณมากๆ ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำๆ กัน และมีการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน

ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล หรือขั้นตอนให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

1. ขั้นเตรียมข้อมูล (Input) : การลงรหัส , การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล , การแยกประเภทข้อมูล , การบันทึกข้อมูลลงสื่อ

2. ขั้นการประมวลผล (Processing) : การคำนวณ , การเรียงลำดับข้อมูล , การดึงข้อมูลมาใช้ , การรวมข้อมูล

3. ขั้นการแสดงผลลัพธ์ (Output) : ผลสรุปรายงาน

วิธีการประมวลผล

วิธีการประมวลผล แบ่งตามระยะเวลาออกได้เป็น 2 วิธี

1. การประมวลผลแบบแบทซ์ หรือแบบกลุ่ม (Batch Processing)

เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงจะประมวลผลได้ เช่น การคิดเกรด ต้องเก็บรวบรวมคะแนนตั้งแต่ต้นเทอม จนถึงปลายเทอม แล้วจึงทำการรวบรวมประมวลผลได้เป็นเกรดตอนปลายเทอม

2. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online Processing)

เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด ไม่ต้องรอระยะเวลา เช่น การถอนเงินจากเครื่องเอทีเอ็ม ไม่ต้องรอนาน เครื่องจะทำการจ่ายเงินออกมาทันที

ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศสำหรับผู้ใช้ ระดับต่าง ๆ เช่น

พนักงานขาย ใบสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า จัดว่าเป็นสารสนเทศของพนักงานขาย เพื่อทราบถึงยอดการสั่งซื้อของพนักงานแต่ละคน

ผู้จัดการฝ่ายขาย รายงานจากพนักขายเกี่ยวกับใบสั่งซื้อสินค้า หรือปริมาณยอดขายของพนักงานทั้งหมดเป็นสารสนเทศของผู้จัดการฝ่ายขาย

พนักงานบัญชี ข้อมูลของพนักงานบัญชีคือใบสั่งซื้อ เมื่อมีการจำหน่ายสินค้าและมีใบส่งของเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า เพื่อนำมาลงบัญชีต่อไปนั้น จะได้บัญชีประเภทต่าง ๆ เช่น บัญชีลูกหนี้ บัญชีเงินสด เป็นต้น เราเรียกบัญชีเหล่านั้นเป็นสารสนเทศของพนักงานบัญชี

แหล่งข้อมูล

แหล่งข้อมูลภายในองค์การ ประกอบด้วยบุคลากรขององค์การ การปฏิบัติงานภายในของหน่วยงานต่างๆ เป็นข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงต่าง ๆ ภายในองค์การ เช่น การวางแผนการปฏิบัติงาน ประสิทธิภาพของการทำงาน การได้มาของข้อมูลอาจจะเป็นทางการหรือไม่ทางการก็ได้ เช่น การสังเกต การพูดคุย เป็นต้น

แหล่งข้อมูลภายนอกองค์การ ข้อมูลเหล่านี้จะต้องมีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นคู่แข่งขัน ผู้บริโภค บริษัทตัวแทนขายสินค้า เอกสารต่างๆหรือสิ่งตีพิมพ์ หรือองค์การของรัฐ เป็นต้น ข้อมูลอาจจะเป็นรายได้ประชาชาติ สถิติการบริโภคสินค้าแต่ละชนิด อัตราการเจริญเติบโตของประชากร

ประเภทของระบบสารสนเทศ

ระบบประมวลผลรายการประจำ (Transaction Processing Systems)

• เป็นระบบที่ต้องนำคอมพิวเตอร์มาใช้สำหรับงานประจำที่ต้องทำในองค์กร เช่น การฝาก-ถอนเงินในธนาคาร เป็นต้น

• ลักษณะการทำงานต้องเป็นงานที่ปฏิบัติทุกวันสำหรับองค์กรต่างๆทางธุรกิจ

งานที่ทำมีลักษณะดังนี้ คือ

– เป็นงานที่มีจำนวนปฏิบัติงาน(Transactions) จำนวนมาก

– มีลักษณะการปฏิบัติงาน(Transactions) ที่เหมือนกัน

– มีขั้นตอนการทำงานที่เข้าใจง่ายและอธิบายรายละเอียดได้

– เป็นงานที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในองค์กร

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information Systems)

๏ เป็นระบบที่ผู้บริหารระดับกลางต้องการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการสารสนเทศ

โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งอนาคต นอกจากนี้ระบบ MIS จะต้องให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์

เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุมและปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้องและต้องเป็นข้อมูลที่ช่วยในการบริหารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

๏ ลักษณะของระบบ MIS ที่ดี สามารถสรุปได้ ดังนี้

• ระบบ MIS จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน

• ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกันและสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ

ในองค์กร

• ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็น

โครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ

• ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไป

ขององค์กร

• ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคล

เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems)

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (OAS) เป็นระบบที่นำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่าง ๆ ของสำนักงานเพื่อประโยชน์ในการใช้งานและมีกิจกรรมดังต่อไปนี้

- การสื่อสารข้อมูลภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นบันทึกคำสั่งของผู้บริหาร จดหมายอีเล็กทรอนิกส์ และข่าวสารต่างๆ

- การจัดพิมพ์เอกสารได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและมีคุณภาพในการปฏิบัติงาน

- ใช้ควบคุมการทำงานของระบบโทรศัพท์ เช่น การรับข้อความจากผู้ที่โทรศัพท์เข้ามา

ในสำนักงานแล้วบันทึกเสียงไว้

- ออกแบบระบบสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ

- การประชุมทางไกลผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

- การจัดระบบเอกสารอีเล็กทรอนิกส์

- การกำหนดการนัดหมายของผู้บริหารและการกำหนดเวลาต่าง ๆ

- การคำนวณพื้นฐานของสำนักงาน

- การจัดทำฐานข้อมูลของสำนักงาน

- เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร

- และอื่นๆ

จะเห็นว่าการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในสำนักงานอย่างเต็มที่นั้น

ทำให้เกิดแนวความคิดของสำนักงานอัตโนมัติ การใช้ไอทีโดยทั่วไปจะเน้นการนำมาประยุกต์ใช้

ด้านเอกสาร การประมวลผลข้อมูล และ สารสนเทศ การสื่อสาร การประชุม และการทำงานร่วมกัน

ภายในขององค์กรและการสื่อสารภายนอกองค์กร

ดังนั้นสำนักงานอัตโนมัติ (OAS) เป็นการรวมเทคโนโลยีต่างๆที่ช่วยพนักงานและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงาน เทคโนโลยีเหล่านี้รวมถึง Voice mail, e-mail, scheduling software , Desktop publishing , Word processing , และ Fax เทคโนโลยีของสำนักงานอัตโนมัติจะใช้กับบุคลากรทุกระดับ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ ที่ใช้จะเป็นระบบ LAN หรือใช้ระบบ Intranet หรือ Extranet

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)

เป็นระบบสารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหาร โดยจัดทำรายงาน

เพื่อช่วยตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ ด้วยการนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ผล เพื่อให้ได้

ทางเลือกในการตัดสินใจได้หลายๆทาง และให้ผู้ใช้ได้ตัดสินใจเลือกทางเลือกเอง

                                                    แหล่งที่มา http://info.muslimthaipost.com/